Centro de llamadas para compañía jurídica

Oki-Toki es un servicio en la nube que permite a cualquier empresa jurídica organizar su propio centro de contacto con un mínimo esfuerzo y coste. Ofrecemos una solución lista para usar, adaptada a las necesidades y características del trabajo de los abogados.

Con Oki-Toki, puedes lanzar tu call center en solo unos días o incluso horas (suponiendo que ya tengas empleados listos para funcionar como Agentes). Sin la necesidad de invertir significativamente en la compra de software y equipos ya que muy probablemente ya cuentes con computadoras. Te conectaremos a nuestro servicio en la nube y configuraremos todas las herramientas necesarias para que el call center de abogados funcione.

¿Por qué los abogados necesitan un centro de contacto?

Si una firma legal aspira a mantener un contacto constante con sus clientes y transmitirles mensajes importantes de manera oportuna, la organización de un call center bien funcionante será muy útil.

Una llamada perdida a menudo equivale a un cliente perdido. Incluso si tu firma legal es elegida por recomendación, la falta de respuesta o devolución de llamada puede dificultar el establecimiento de una relación inicial. Con Oki-Toki, podrás devolver llamadas rápidamente o enviar mensajes sobre el tiempo de devolución de llamadas. Esto ayudará a tu empresa a atraer nuevos clientes y a expandir tu base de clientes, a pesar de cuán ocupados puedan estar tus abogados y secretarios.

Para una empresa legal, es importante mantener un sentimiento de importancia y exclusividad entre los clientes. La ficha de cliente que se abre automáticamente en Oki-Toki te permitirá entender de inmediato quién está llamando, incluso si la última vez que contactaste fue hace varios años. Los campos personalizables en el perfil permitirán adaptar el centro de contacto a las necesidades de la firma legal. Agregar información clave sobre momentos de cooperación en el perfil del cliente permitirá responder rápidamente sobre el estado de los casos, plazos y consultas planificadas.

Si ya estás utilizando un CRM para tu firma legal, la integración con Oki-Toki simplificará el trabajo y lo hará lo más cómodo y predecible posible en el ámbito legal.

Con «Oki-Toki» puedes organizar un centro de contacto para abogados, independientemente de la cantidad de Agentes. Un día puede ser solo la secretaria y al día siguiente, todos los empleados de tu empresa podrían conectarse al sistema, recibir llamadas y proporcionar asesoramiento. «Oki-Toki» te permitirá realizar llamadas automáticas a clientes con noticias, recordatorios y aclaraciones. Es una solución flexible que ayudará a tu empresa a comunicarse de manera efectiva con los clientes y proporcionar servicios de calidad.

Ofrecemos registro simple, capacitación, soporte técnico, pagos diarios o pagos periódicos, para que puedas aprovechar al máximo las posibilidades de nuestro servicio.

¿Qué problemas del call center de una firma legal resuelve Oki-Toki?

• Manejo de llamadas y comunicación con clientes: Oki-Toki automáticamente recibe llamadas de clientes y las dirige a los abogados adecuados. El sistema permite grabar conversaciones para analizar el proceso de comunicación con los clientes.
• Gestión de llamadas: Los Agentes de call centers de servicios legales pueden crear conferencias, reenviar llamadas y poner a los clientes en espera.
• Chat con clientes: Los abogados pueden comunicarse con clientes y socios a través del chat, brindar asesoramiento sobre cuestiones, aclarar información y responder rápidamente a solicitudes. Por ejemplo, los clientes pueden escribir en el chat del sitio web o en mensajerías, y los abogados responderán a través del sistema de chat de Oki-Toki.
• Distribución de llamadas por especialistas y departamentos: En Oki-Toki, puedes distribuir llamadas de manera efectiva entre especialistas y departamentos del call center. Los clientes serán dirigidos al abogado o departamento adecuado mediante un sistema automático, lo que asegura una rápida y precisa resolución de problemas legales.
• Reducción de la carga sobre la secretaria: Los Agentes del call center de una compañía legal pueden recibir solicitudes y programar consultas en la oficina para los clientes. Todos los datos se ingresarán en el sistema CRM de los abogados, que está disponible para el personal: gerentes, abogados, director.
• Notificaciones por e-mail y SMS: Esto permitirá informar a los clientes sobre cambios, notificaciones importantes, cambios en el horario de trabajo, etc. Las comunicaciones a través de correo electrónico y SMS ayudarán a mantenerse en contacto con los clientes y garantizarán un eficaz intercambio de información sobre las actividades actuales de la empresa.
• Atracción de nuevos clientes: Puedes configurar llamadas automáticas a clientes que previamente buscaban asesoramiento, dejaron solicitudes en sitios web o hicieron preguntas para obtener asistencia legal gratuita.

Oki-Toki puede garantizar un servicio de línea caliente las 24 horas del día, incluso fines de semana y festivos, para no perder llamadas de clientes. Conservaremos información sobre cada llamada entrante, y las llamadas perdidas se pueden programar para llamadas automáticas cuando los Agentes estén disponibles en la línea.

Funcionalidades de Oki-Toki para el call center de servicios legales

Ofrecemos una amplia gama de herramientas, informes y configuraciones que te permitirán adaptar el sistema a tus necesidades:

• Centralita virtual PBX: El call center en la nube permite configurar una centralita telefónica automática virtual (PBX) sin necesidad de adquirir equipo costoso. Todo se maneja desde un navegador web, lo que garantiza flexibilidad y ahorro de costos.
• Menú de voz (IVR): El menú interactivo de voz IVR le ayudará a construir la cadena de llamada, creando así un agente virtual primitivo. A través de la presión de botones en el teléfono (señales DTMF) o reconocimiento de voz, los clientes pueden navegar por las secciones del menú y pasar al especialista adecuado o departamento.
• Grabación de llamadas y transcripción: Oki-Toki almacena grabaciones de llamadas y los diálogos con clientes se muestran en forma de transcripción, lo que permite analizar conversaciones. Estos registros pueden servir como evidencia importante en caso de situaciones disputadas o la necesidad de confirmar términos y acuerdos discutidos.
• Informes: El registro de llamadas almacena todos los datos de la comunicación con los clientes: números de teléfono, Agentes, fecha, hora y duración de la llamada, así como los datos del perfil de CRM rellenado. En el informe, puedes escuchar la conversación, ver la transcripción y también descargar las llamadas.
• Omnicanalidad: A diferencia de muchas áreas de actividad, los abogados deben estar preparados para comunicarse con los clientes a través de los canales que prefieran. La adopción de un enfoque omnicanal asegura una comunicación fluida con acceso instantáneo a la historia de contactos previos, sin importar qué canal de comunicación se haya utilizado (llamadas, correo electrónico, mensajería, chat en el sitio web, etc.).
• Boletines de voz: En Oki-Toki, puedes enviar mensajes de voz a clientes grabados por un locutor o sintetizados por un robot. El uso de estos boletines simplificará el proceso de llamadas automáticas sobre asuntos que no requieran contacto con abogados o abogados, es decir, automatizar comunicaciones rutinarias. Por ejemplo, un robot de voz puede informar al cliente sobre el estado de un caso o cambios en la fecha de una audiencia judicial.
• Llamada de retorno Callback: Este es un modo de llamadas automáticas para «clientes perdidos» que no pudieron hacer una llamada. La llamada de retorno se realizará automáticamente a los suscriptores un número determinado de veces en un período de tiempo especificado. En las llamadas de retorno se puede asignar un empleado específico al cliente, lo que conduce a un servicio más personalizado.
• Integración con CRM: Con Oki-Toki, puedes usar un CRM existente para la firma legal o utilizar el incorporado, proporcionado como parte de nuestro servicio. Esto ayudará a tu firma legal a gestionar de manera más efectiva la base de clientes, rastrear información importante e interactuar con los clientes. Podrás guardar y organizar información sobre clientes, casos y contactos, rastrear el historial de comunicación, planificar tareas y acciones, lo que simplifica significativamente el proceso de trabajo y aumenta la eficiencia de tu práctica legal.

Para utilizar el servicio de Oki-Toki – envía una solicitud en nuestro sitio web. No lo pospongas para más tarde: empieza a implementar la solución lista para tu call center de abogados hoy mismo!