Hoy en día, los centros de contacto juegan un papel clave en la comunicación de las empresas con sus clientes. Uno de los principales métodos de interacción es el envío de correos electrónicos. Esto no solo ayuda a transmitir información sobre noticias y promociones, sino también a mantener un alto nivel de lealtad.Para el centro de contacto, es importante tener plantillas de correo de calidad para enviar. Esto estandariza la comunicación y mejora la interacción con los clientes.Será especialmente útil tener una plantilla para el script de ventas, que se pueda enviar automáticamente en base a eventos o a través de la API. Estos correos pueden enviarse, por ejemplo, cuando un agent selecciona una respuesta en el formulario CRM. En este artículo, describimos por qué es necesaria la distribución de correos electrónicos en un call-center, así como la configuración paso a paso de las plantillas en oki-toki.
¿Dónde aplicar esta herramienta?
Las plantillas de envío de correos electrónicos son útiles para los centros de contacto, ya que permiten automatizar muchos procesos y mejorar la atención al cliente. Por ejemplo:
- Automatización de ventas: Después del primer contacto con un cliente, se puede enviar un correo electrónico de agradecimiento y proporcionar información adicional sobre el producto o servicio.
- Confirmación de pedido o solicitud: Se puede utilizar el envío automático de correos electrónicos con información sobre el procesamiento del pedido para notificar al cliente.
- Recordatorios y notificaciones: Las plantillas pueden usarse para enviar recordatorios sobre plazos de pago, entrega o actualizaciones sobre el estado del pedido.
- Publicidad: El envío automático de correos electrónicos con información sobre promociones actuales, descuentos o ofertas especiales.
El envío de correos electrónicos simplifica el trabajo de los centros de contacto, permite gestionar las comunicaciones de manera más eficaz y mejora la calidad del servicio al cliente, asegurando la información oportuna y la rápida retroalimentación.En oki-toki, las plantillas se utilizan en la sección «CRM» al configurar las respuestas del formulario. En el menú que aparece, seleccione la plantilla de correo deseada y el destinatario (campo de contacto que contiene el correo electrónico del destinatario). Puede configurar el envío de varios correos electrónicos en una sola respuesta.
¡Importante! Si indica varios destinatarios, se enviará un correo electrónico por separado a cada uno de ellos, no como un envío masivo.
¿Cómo configurar SMTP?
En primer lugar, es necesario configurar la conexión al servidor SMTP para enviar correos electrónicos. Para esto, necesitará la siguiente información:
- Servidor SMTP: Esto puede ser el servidor de su empresa, el servidor de correo del proveedor de hosting o un servicio SMTP externo, como Gmail SMTP.
- Datos de acceso: Nombre de usuario y contraseña para acceder al servidor SMTP.
- Encriptación: Se recomienda utilizar una conexión segura (TLS o SSL) para la transferencia segura de datos.
Una vez que tenga toda la información necesaria, puede ingresarla en la integración de Mail SMTP.
¿Cómo crear una plantilla de correo para el envío?
A continuación, pasamos a configurar y crear una plantilla de correo electrónico para enviar, esto se puede hacer en la sección Plantillas de notificación:
- Asegúrese de especificar el nombre, método de envío y el asunto del correo;
Si es necesario adjuntar archivos, primero deben cargarse presionando el botón Archivos en oki-toki y luego seleccionar el documento necesario de la lista.
- Utilice etiquetas inteligentes* para agregar automáticamente información:
- Texto de la pregunta №1— {{q1}};
- Texto de la pregunta №1 y respuesta №2 — {{q1a2}};
- Contenido de los campos de texto — {{q1a2.t}}.
Para una entrada conveniente de variables, utilice la funcionalidad de etiquetas inteligentes, ubicada debajo. Con las etiquetas, puede agregar información sobre los resultados de la llamada (u otra información del sistema) al plantilla con un solo clic.
Envío de mensajes SMS a clientes
Además del envío de correos electrónicos, en oki-toki se puede configurar el envío de mensajes SMS a los clientes. Cómo empezar:
- Escriba el texto del SMS: Piense en un texto breve e informativo que se enviará al destinatario. Tenga en cuenta las limitaciones en la cantidad de caracteres en SMS (usualmente hasta 160 caracteres).
- Utilice etiquetas inteligentes: Las etiquetas inteligentes permiten agregar automáticamente información personalizada en el SMS, como el nombre del cliente, la fecha o los resultados de la llamada.
- Ejemplo de plantilla SMS:”Buen día, {{Nombre}}! Su pedido número {{numero_de_pedido}} ha sido enviado y pronto llegará a usted. Atentamente, oki-toki.”
- Envío automático: El agente puede enviar mensajes SMS manualmente o puede configurar el envío automático basado en eventos específicos (por ejemplo, finalización de la llamada o rellenado del formulario).
Para comenzar a usar el diseño de correo para enviar SMS desde el CRM, es necesario crear plantillas separadas para SMS. Especifique el nombre y seleccione en el método de envío al proveedor de SMS. En la línea «Plantilla», escriba el texto que se enviará al cliente, no más de 160 caracteres. 
- Verificación y pruebas: Antes de lanzar el envío, pruebe enviando a varios números para asegurarse de la correcta visualización y contenido del mensaje.
- Envío desde el puesto de operación: Las plantillas para el agente del call-center se pueden usar no solo para envíos automáticos en el formulario, sino también al enviar SMS desde el puesto del operador.
