Si trabajas en un centro de contacto y gestionas varios proyectos simultáneamente, sabes que la gestión de datos es un verdadero dolor de cabeza. Proteger la información confidencial de los clientes se convierte en una tarea extremadamente importante. Diferentes proyectos, diferentes clientes, un montón de información – ¿cómo organizar todo esto para no confundirse y no perder datos importantes? Encontrarás las respuestas a estas preguntas en este artículo.
Qué son los campos de contacto
Los campos de contacto son datos sobre los clientes que se almacenan en el sistema CRM. Por ejemplo: nombre, apellidos, dirección, teléfono, correo y otra información necesaria para el agente. Con su ayuda, se pueden encontrar rápidamente los datos necesarios sobre el cliente, así como complementarlos con nuevos registros. Los campos de contacto pueden configurarse para las necesidades específicas de la empresa y diferentes proyectos empresariales.
Ventajas de los campos de contacto en Oki-Toki
El principal objetivo de usar campos de contacto es organizar y almacenar información sobre los clientes. En Oki-Toki, se puede sistematizar fácilmente, haciendo que esté disponible y sea conveniente para el trabajo de los agentes. Además, la separación por proyectos aumenta el control de acceso a los datos. Cada proyecto tiene sus campos únicos, lo que permite a los agentes ver solo la información necesaria y evitar confusiones. Gracias a este enfoque, los agentes solo ven lo que corresponde a su proyecto actual. Además, la separación de campos por proyectos incrementa la seguridad de los datos de los clientes, proporcionando una protección confiable y confidencialidad.
Cómo crear campos de contacto en Oki-Toki
Para crear campos exclusivos en Oki-Toki:
- Vaya al menú CRM – sección Campos de contacto y haga clic en “Crear”.
- Aparecerá una ventana con configuraciones, donde el campo “Nombre” es obligatorio, los demás según sea necesario.
- Seleccione los proyectos en los que se utilizará. Si aún no existen, puede hacerlo más tarde.
Cómo crear proyectos lo puede leer en un artículo separado en el blog.
- Si activa la opción «Valores únicos», el sistema controlará la unicidad de los contactos por el contenido de este campo, es decir, cada contacto tendrá datos únicos en este campo.
- El campo oculto no es visible en la encuesta durante la llamada y solo está disponible para aquellos que tienen el derecho de “Ver campos enmascarado”. Esto significa que tal información está disponible solo para ciertos empleados, lo que aumenta la seguridad y la confidencialidad de los datos. Los campos ocultos ayudan a limitar el acceso a información importante, proporcionando protección adicional.
Para agregar información adicional sobre el cliente desde la importación en CRM Oki-Toki, necesita vincular los campos a la encuesta:
- Vaya a la configuración de la encuesta, sección “Datos y campos”.
- Haga clic en el botón «Agregar» y aparecerá una ventana para vincular el campo.
- Para vincular los campos de contacto con los campos de importación, use llaves {{}}.
- Para una constante (valor constante en el campo de contacto) escriba el nombre sin llaves.
¡Importante! Oki-Toki considera las mayúsculas y minúsculas.
Ejemplos:
- {{Nombre}} = Nombre, indicado en la importación
- Ventas = Valor constante «Ventas»
Para que el agente pueda agregar información sobre el cliente en la encuesta durante la conversación, siga los siguientes pasos:
- Vaya a la configuración de la encuesta, sección «Edición de respuesta».
- Seleccione «Integración CRM» y especifique el campo de contacto.
La respuesta del agente o el contenido de la respuesta (en caso de un tipo de respuesta textual) se vinculará al campo de contacto especificado.
Mecanismos de protección de datos del cliente
Los campos en Oki-Toki proporcionan una protección de datos fiable en el centro de llamadas entre diferentes proyectos gracias a su aislamiento. Cada campo está vinculado a un proyecto específico y solo está disponible para aquellos agentes que trabajan en él. Estas medidas de seguridad en el centro de llamadas excluyen la posibilidad de acceso accidental o no autorizado. Así, la información de un proyecto nunca se cruza con otro, minimizando los riesgos de filtraciones y violaciones de seguridad.
