Trabajar con informes es un aspecto importante de cualquier negocio. Una contabilidad de informes bien gestionada ayuda a entender mejor la situación actual, encontrar los puntos débiles de la empresa y mejorar los procesos de negocio. En este artículo, vamos a explicar cómo hacer el proceso de creación de informes más simple y eficiente.
¿Cómo crear un sistema efectivo de gestión de informes?
Para comenzar, es importante implementar el acceso correcto a las estadísticas. En Oki-Toki esto se puede hacer de dos formas:
- Aplicando la sistema de roles y permisos de acceso, para que cada uno reciba solo la información que realmente necesita para completar tareas. Más sobre la configuración de roles se puede encontrar en el blog.
- Utilizando proyectos. Si el empleado no pertenece al proyecto, no podrá visualizar los datos. Esta herramienta ayuda a mantener la privacidad, especialmente si el call center ofrece servicios a varios clientes al mismo tiempo. Descubra los detalles de uso de proyectos para el call center en el artículo del blog.
El sistema de gestión de informes no será efectivo si el proceso de recolección de datos no está optimizado. En Oki-Toki hay más de 36 informes diferentes que ayudarán a obtener toda la información necesaria sobre el funcionamiento del call center. Nuestro artículo en el blog le ayudará a seleccionar los informes óptimos para su compañía. Para ver una imagen completa de la actividad del call center, es importante monitorear los datos en tiempo real. En Oki-Toki, el monitoreo en línea está implementado mediante widgets. Los widgets necesarios sobre colas, llamadas automáticas, IVR, etc., pueden ser dispuestos en el panel administrativo y estar al tanto de cualquier cambio.
¿Qué software o programas se recomiendan para trabajar con informes?
Oki-Toki es un software completo para la generación de informes, que ayuda a recopilar y analizar datos. Es fácil de usar y permite obtener rápidamente la información necesaria. Pero a veces, se puede recurrir a programas adicionales para el procesamiento y análisis de datos.Para trabajar con tablas se puede utilizar:
- Microsoft Excel – herramienta para análisis de datos, que permite realizar cálculos y visualizar datos con gráficos y diagramas.
- Google Sheets – solución en la nube para trabajar con tablas, que proporciona acceso cómodo desde cualquier dispositivo y la posibilidad de procesar documentación de forma colaborativa en tiempo real.
En Oki-Toki se implementó la descarga manual en formatos como: HTML, Excel, Google Sheets, lo que permitirá exportar rápidamente datos y realizar análisis en las aplicaciones que le sean más cómodas. Además, es una manera conveniente de intercambiar datos con colegas, asegurando la comodidad y eficiencia del trabajo en equipo.
La integración de Oki-Toki con diferentes sistemas externos a través de API abre muchas posibilidades para la optimización de procesos empresariales. Esto permite el intercambio automático de datos entre los sistemas con los que trabaja la compañía. La integración con CRM, plataformas analíticas, sistemas de gestión de proyectos y otras herramientas promueve la creación de un ecosistema unificado, donde todos los datos están sincronizados y disponibles en tiempo real. En la sección de Integraciones se encuentra la documentación API, donde encontrará todos los parámetros de configuración necesarios para la transmisión de datos.
¿Cómo optimizar el trabajo con informes?
La optimización del proceso de trabajo con informes depende directamente de la correcta selección de herramientas. Oki-Toki ofrece muchas funciones útiles que simplificarán su creación.
Filtros:
Cada informe de Oki-Toki contiene filtros principales y adicionales. Con su ayuda, se puede agrupar información sobre el trabajo del call center, un proceso de negocio específico o un agente. Seleccione los parámetros para filtrar y obtenga los datos necesarios. Como herramienta separada en Oki-Toki se implementó el filtro de llamadas. Su tarea principal es ocultar llamadas no objetivas (pruebas, capacitaciones). Más información sobre su configuración y uso en nuestro artículo del blog.
Plantillas:
La automatización del trabajo con informes ayuda a acelerar el procesamiento de información y reducir el número de errores. Si está recopilando la misma estadística sobre el call center, por ejemplo, el número de llamadas entrantes del día anterior – puede usar plantillas. Esto ahorra tiempo que se gasta en seleccionar parámetros y completar los campos necesarios. En Oki-Toki las plantillas se dividen en tres tipos:
- personal – esta plantilla solo puede ser utilizada por el usuario que la creó;
- general – para crear tales plantillas el usuario necesita acceso especial. Para ello, vaya a la sección «Roles», seleccione el derecho «Gestión de plantillas comunes de informes» y marque esta opción con un check;
- global – en esta sección se encuentran las plantillas predeterminadas. Contienen la información importante para la mayoría de los usuarios, proporcionando un acceso rápido a datos clave.
Para crear su propia plantilla única, seleccione la opción «Crear nueva plantilla». Asigne un nombre y establezca los filtros necesarios. Después de esto, puede guardar estas configuraciones y usarlas en el futuro para la rápida creación de informes.
Opciones de exportación:
En Oki-Toki, puede descargar transcripciones y archivos de audio a su PC o almacenamiento en la nube:
- La exportación de transcripciones está implementada en formato HTML. Usando la transcripción bidireccional, se puede obtener el formato textual de la conversación del cliente y el agente. En Oki-Toki, la grabación del agente se transcribe por defecto y también está disponible para descarga.
Transcripción en Oki-Toki multilingüe y se muestra en forma textual en diferentes idiomas. Esto es conveniente si el call center trabaja con clientes extranjeros. En unidireccional, solo registra el lado del agente – el texto se formará dependiendo del idioma del navegador del usuario.
- Vincula un disco en la nube en la sección Integraciones/Recursos externos para exportar datos al almacenamiento. Seleccione las condiciones para la carga de grabaciones de audio y reciba automáticamente los datos de Oki-Toki.
Se pueden descargar grabaciones de audio a PC o disco externo desde El Diario de llamadas. Para ello, seleccione las llamadas, establezca la forma de descargarlo por el botón de Exportar y descargue los archivos de audio.
Si necesita enviar un informe a un colega – copie el enlace de la barra de direcciones del navegador y envíelo a través de cualquier mensajero disponible o por correo electrónico.Oki-Toki facilita la optimización de la creación de informes. Su funcionalidad simple y accesible permite trabajar con los datos más rápido y más fácil, minimizando errores y proporcionando acceso a información importante.
¿Qué son los informes automatizados y cómo ayudan en el trabajo?
Son informes que se crean automáticamente según un horario determinado o cuando se cumplen ciertas condiciones. Esto simplifica el trabajo, ya que no requiere la intervención constante de personas para su preparación.En Oki-Toki hay Reportes y el constructor Datamixer.
- Reporte – informe con datos resumidos sobre los principales procesos del call center para el período seleccionado. Para una selección conveniente de la información necesaria, la hemos dividido en secciones como: Llamadas, Llamadas automáticas, Usuarios, CRM, KPI, Chats, Facturación, etc.
Cada sección incluye subsecciones que se pueden utilizar para detallar información. Para crearlo, vaya a la sección Reportes y elija las secciones y subsecciones. Su informe será formado y enviado a la dirección de correo electrónico especificada. Lea más sobre Reportes en un artículo aparte.
- Datamixer – constructor que une datos de diferentes secciones de Oki-Toki. Datamixer puede combinar información creando informes únicos según sus solicitudes.
Para hacer un informe, vaya a la sección Recursos de proyectos/Datamixer. Seleccionando los parámetros y campos necesarios de la lista disponible, puede configurar fácilmente la herramienta a sus necesidades. El enlace para descargar los datos generados llegará a su correo electrónico según la periodicidad elegida.
NEW! Próximamente, se lanzará una actualización de esta herramienta. Datamixer no solo cambiará visualmente, sino que también se expandirá su funcionalidad. Dos tipos de modos de creación – básico y avanzado, nuevos campos de informes, registro de cambios permitirán crear informes más fácilmente y lo más importante, de mejor calidad.
Los informes automatizados son convenientes para aquellos que quieren monitorear regularmente el rendimiento y la eficiencia sin la necesidad de recolectar datos manualmente. Utilizando el período de tiempo correcto, puede obtener estadísticas del rendimiento del call center durante la última hora, día, semana o mes. Oki-Toki proporciona todas las herramientas necesarias para optimizar el proceso de trabajo con informes. Los diferentes tipos de informes, la automatización de la recolección y procesamiento de datos, los filtros y plantillas convenientes, así como la integración con sistemas externos, permiten acelerar la preparación de informes y aumentar su precisión. Estas capacidades simplifican significativamente la formación de estadísticas. Datos precisos y correctos ayudan en la gestión y el desarrollo de su negocio.
