En el mundo moderno, muchas empresas se enfrentan al problema de necesitar hacer llamadas automáticas a sus deudores para informarles sobre pagos atrasados o recordarles sobre las fechas de pago. Sin embargo, realizar llamadas masivas manualmente puede ser un proceso extremadamente laborioso e ineficiente, que requiere una gran inversión de tiempo y recursos humanos.
En tal situación, las llamadas automáticas pueden ser una solución efectiva al problema. La automatización de las llamadas a deudores permite reducir significativamente el tiempo y los costos, así como aumentar la eficiencia de la interacción con los clientes. Los programas de llamadas a deudores deben tener diversas funciones, como mensaje de voz, integración con CRM y reportes detallados. En este artículo, vamos a ver los tipos de llamadas a clientes, cómo realizar llamadas automáticas a deudores y recordaremos las ventajas de usar llamadas automáticas.
¿Cómo se pueden realizar llamadas a deudores?
Se puede llamar a deudores tanto manualmente como automáticamente. Examinemos cada uno de estos métodos en más detalle:
Llamada manual
La llamada manual implica que cada llamada es realizada por un empleado de la empresa, quien marca el número del deudor y lleva a cabo la conversación manualmente. La llamada manual puede ser útil cuando la cantidad de deudores es limitada. Pero, con una gran cantidad de números, la llamada manual a deudores se vuelve un proceso laborioso, que requiere muchos recursos, tiempo y gastos en la capacitación del personal. Además, las llamadas manuales a menudo no están disponibles durante la noche o los fines de semana, lo que puede retrasar el proceso de interacción con los deudores.
Las ventajas de la llamada manual incluyen la capacidad de personalizar la comunicación con los deudores, lo cual puede llevar a un aumento del nivel de confianza por parte de los clientes, así como un enfoque más flexible para resolver problemas y preguntas que surjan.
Llamada automática
La llamada automática, a diferencia de la manual, se realiza utilizando software especial que marca automáticamente los números de los deudores y reproduce un mensaje de audio grabado. La llamada automática puede realizarse en cualquier momento del día y durante los fines de semana, y también puede configurarse para llamadas repetidas en caso de que el deudor no responda. La llamada automática de Oki-Toki tiene varios modos de llamada diferentes, entre los cuales hay dos principales:
- Llamadas automáticas a clientes y transferencia de la llamada al agente cuando el cliente responde, es decir, en el momento en que el deudor levanta el auricular;
- Llamada automática a clientes por un robot siguiendo un script de conversación.
La llamada automática a deudores es una forma efectiva de ponerse en contacto con los clientes. Las ventajas de la llamada automática incluyen la reducción del tiempo y los costos de realización de llamadas, el aumento de la eficiencia de la interacción con los clientes, así como la capacidad de recopilar y analizar datos sobre la eficacia de la llamada a cliente por robot.
Llamada automática por robot y envíos de voz
Si utilizas llamadas automáticas a deudores, los empleados de la empresa podrán evitar la necesidad de llamar a cada deudor para proporcionar información estándar, como montos, deuda, fecha y condiciones de liquidación de la deuda, intereses por pago atrasado, etc.
Gracias a los envíos de voz, es posible llamar a varios miles de clientes simultáneamente, lo que será útil si hay muchos clientes con diferentes condiciones de préstamo. Además, este servicio permite enviar mensajes SMS al cliente si no se pudo contactar, así como al presionar DTMF por parte del abonado o al responder con voz. También es posible conectar recursos externos para obtener información sobre el cliente, como nombre, ciudad de residencia, así como el monto de la deuda durante la interacción con el cliente, y también enviar los resultados usando webhooks.
Oki-Toki permite llevar a cabo la comunicación del autooperador con el cliente siguiendo un script preparado previamente y registrar respuestas, recopilar estadísticas de pulsaciones DTMF y analizar la cantidad de mensajes de audio escuchados. El autooperador podrá utilizar información desde CRM, dirigiéndose al deudor por su nombre, así como reproducir datos de la tarjeta del cliente.
El sistema de llamadas automáticas a deudores de Oki-Toki está optimizado para lograr el máximo rendimiento y aumentar el número de llamadas exitosas.
Llamada automática con transferencia del deudor al agente
La marcación automática de número telefónico con transferencia de la llamada al agente representa otra opción de llamada automática. En este caso, el programa conecta al cliente con un empleado de la empresa de inmediato, sin necesidad de seleccionar al abonado y esperar una respuesta. Si todos los agentes están ocupados, la llamada automática se detiene hasta que haya un agente disponible. Este tipo de llamada automática se utiliza más a menudo en scripts más complejos y abre el script de la llamada para aumentar la productividad de la conversación. El agente también puede ingresar información en CRM durante su interacción con el cliente.
Ventajas de llamadas automáticas Oki-Toki
El programa de Oki-Toki, que ayuda a hacer llamadas automáticas a deudores, ofrece un conjunto completo de herramientas para un trabajo efectivo del servicio de cobranzas. Una de las principales ventajas del programa Oki-Toki es su alta productividad y estabilidad.
Permite hacer llamadas automáticas a más de 1 millón de números por día, y también tiene un alto nivel de automatización, lo que permite reducir significativamente los costos de personal. Además, Oki-Toki ofrece amplias opciones de configuración e integración con otros servicios, lo que hace que el programa sea una solución flexible y conveniente para diferentes necesidades empresariales.
Funciones en Oki-Toki:
- Planificación de tareas de llamadas automáticas: en el programa Oki-Toki es posible establecer la planificación de llamadas, ajustar el número de intentos e intervalos de tiempo, para asegurar el contacto exitoso con deudores, cuyos números siempre están ocupados;
- Mensaje de voz: es posible usar mensajes de voz, que serán reproducidos a los clientes en el momento adecuado por el robot de Oki-Toki. Se puede usar una grabación propia o dar voz al mensaje con voz sintetizada;
- Integración con CRM: al conectar Oki-Toki a un CRM externo o a nuestro CRM, el autooperador puede agregar datos personales sobre el cliente al mensaje de audio grabado, usar el nombre, apellido, dirección del cliente y otra información de la tarjeta del abonado. El servicio entiende y reconoce las respuestas vocales y tonales de los clientes, y, si es necesario, puede transferirlos al agente apropiado para soporte adicional.
Si surgen problemas técnicos, dificultades en el uso del programa Oki-Toki o preguntas sobre cómo configurar llamadas automáticas a deudores, se puede contactar al servicio de soporte técnico, que ayudará a resolver el problema.
Puedes obtener más información sobre el Servicio de llamada automática a clientes por robot en un artículo separado.
Reportes del trabajo de llamadas automáticas
En Oki-Toki hay varios reportes sobre el trabajo de llamadas automáticas, que incluyen informes generales y detallados, como «Registro de llamadas», «Lista de tareas» e «Informe IVR». Si necesitas un resumen breve, puedes usar Informes, donde es posible el envío automatizado por correo electrónico de la información más útil sobre las llamadas automáticas. Esto puede incluir el número de tareas completadas durante el mes, el porcentaje de llamadas conectadas con éxito en el primer intento, las razones más comunes de intentos fallidos y el número de llamadas perdidas por los agentes.
Lista de tareas muestra las tareas de acuerdo a filtros establecidos, como el nombre de la llamada automática, teléfono del cliente, huso horario y estado de la tarea.
Informe IVR muestra información sobre pulsaciones de botones o reconocimiento de voz durante el trabajo del autoinformador. Este informe es necesario para evaluar la calidad del trabajo, ya que puedes saber qué botones pulsó el cliente.
Acerca de los informes de Oki-Toki hay un artículo separado en el blog.
Perspectivas de llamadas automáticas a deudores con Oki-Toki
La llamada automática a clientes deudores es la más efectiva y económica, en comparación con la manual. Usando llamadas automáticas y una multitud de envíos de voz, los operadores en el call center ya no perderán tiempo escuchando tonos de llamada y comunicando información técnica, como datos sobre el tamaño de la deuda. Es decir, puedes reducir el número de empleados y los costos o asignar a las agentes tareas más importantes, interesantes y complejas. Graba los mensajes de audio, configura las opciones de llamada y los scripts de diálogo, compara los resultados de las llamadas a clientes deudores y consigue el mejor rendimiento.
Puedes leer más sobre cómo organizar un call center para agencia de cobros con ayuda de Oki-Toki en un artículo separado.
En general, la llamada automática es una de las soluciones más efectivas para interactuar con deudores. El uso de Oki-Toki como programa de llamada automática a clientes deudores puede mejorar significativamente los procesos de negocios de la empresa y ayudar a lograr un mayor éxito en el competitivo mundo empresarial de hoy.
Para crear llamadas automáticas y llamar a la base de deudores, puedes seguir este enlace y registrarte en nuestro sitio. Puedes calcular el costo de uso en tu call center en la página del calculador.
